Kasa fiskalna kojarzy się głównie ze sklepami i punktami usługowymi, jednak obowiązek jej posiadania dotyczy coraz szerszego grona przedsiębiorców. Dynamicznie zmieniające się przepisy podatkowe sprawiają, że wielu właścicieli firm zadaje sobie pytanie, czy ich działalność również podlega obowiązkowi ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. W dzisiejszym artykule wyjaśnimy, kto musi korzystać z kasy fiskalnej, a kto może skorzystać z ustawowych zwolnień, oraz jakie konsekwencje niesie za sobą brak jej posiadania.
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej – kogo dotyczy?
W polskim systemie prawnym obowiązek ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy fiskalnej spoczywa na określonych grupach przedsiębiorców. Nie każdy biznes musi ją posiadać od razu – wszystko zależy od rodzaju prowadzonej działalności oraz wysokości osiąganych obrotów.
Przede wszystkim, kasa fiskalna jest obowiązkowa dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Oznacza to, że firmy, które sprzedają swoje produkty lub usługi tylko innym firmom (na fakturę), zwykle mogą być z tego obowiązku zwolnione. Jednak w momencie, gdy sprzedaż kierowana jest do „zwykłych” konsumentów, konieczność posiadania kasy fiskalnej pojawia się dużo szybciej.
Są również branże, które nawet przy niskich obrotach muszą od początku prowadzenia sprzedaży korzystać z kasy fiskalnej. Dotyczy to m.in.: usług naprawy pojazdów silnikowych, sprzedaży części motoryzacyjnych, usług fryzjerskich, kosmetycznych, gastronomicznych czy w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów. Lista ta jest szczegółowo określona w przepisach i regularnie aktualizowana przez Ministerstwo Finansów.
Dla pozostałych przedsiębiorców istnieje tzw. limit zwolnienia podmiotowego. Jeżeli całkowite przychody ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie przekroczą 20 000 zł rocznie, można korzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Po przekroczeniu tego progu przedsiębiorca ma 2 miesiące na instalację kasy i rozpoczęcie ewidencjonowania przychodów.
Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej – kto może skorzystać?
Nie każdy przedsiębiorca musi od razu instalować kasę fiskalną w swojej firmie. Przepisy przewidują bowiem szereg zwolnień, które umożliwiają prowadzenie sprzedaży bez konieczności ewidencjonowania obrotu na kasie fiskalnej. Najważniejszym z nich jest zwolnienie podmiotowe, związane z poziomem osiąganych przychodów.
Zwolnienie podmiotowe dotyczy przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub świadczą usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeśli ich łączne obroty z tego tytułu nie przekroczyły w ciągu roku fiskalnego 20 000 zł. Po przekroczeniu tego limitu przedsiębiorca ma dwa miesiące na zainstalowanie kasy fiskalnej i rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży.
Oprócz tego istnieją także zwolnienia przedmiotowe, które obejmują określone rodzaje działalności lub sprzedaży. Przykładem mogą być niektóre usługi świadczone przez internet, gdzie płatności odbywają się w całości za pośrednictwem banku, poczty lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a sprzedający posiada odpowiednią dokumentację potwierdzającą zapłatę. Wymagania dotyczące tego typu zwolnień są jednak bardzo restrykcyjne i warto przed skorzystaniem z nich dokładnie zapoznać się z aktualnymi przepisami.
Warto pamiętać, że niektóre rodzaje działalności zostały całkowicie wyłączone ze zwolnień – dotyczy to na przykład sprzedaży paliw, papierosów, alkoholu, usług naprawy pojazdów czy usług fryzjerskich i kosmetycznych. W takich przypadkach kasa fiskalna jest obowiązkowa niezależnie od obrotów i formy płatności.
Konsekwencje braku kasy fiskalnej w firmie
Brak wymaganej kasy fiskalnej w firmie może mieć poważne konsekwencje zarówno finansowe, jak i prawne. Przedsiębiorcy, którzy nie wypełniają tego obowiązku, narażają się na szereg sankcji ze strony organów podatkowych. Najczęstsze konsekwencje to nałożenie przez urząd skarbowy kary grzywny – jej wysokość zależy od rodzaju i skali naruszenia, ale często wynosi kilka tysięcy złotych.
Jedną z najdotkliwszych kar jest też utrata prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu kasy fiskalnej. Przedsiębiorca, który nie zainstaluje i nie zgłosi kasy w wymaganym terminie, nie może skorzystać z przysługującego zwrotu za jej zakup, co generuje dodatkowe koszty na starcie działalności.
Poważnym następstwem jest również ryzyko oskarżenia o popełnienie wykroczenia lub nawet przestępstwa skarbowego. W skrajnych przypadkach, szczególnie jeśli udowodnione zostanie zatajenie przychodów czy prowadzenie sprzedaży „na czarno”, urząd skarbowy może wszcząć przeciwko przedsiębiorcy postępowanie karno-skarbowe. Skutkować to może nie tylko grzywną, ale także odpowiedzialnością karną, a nawet zakazem prowadzenia działalności gospodarczej.
Brak kasy fiskalnej oznacza również trudności w prowadzeniu transparentnej księgowości i może wzbudzić podejrzenia podczas ewentualnych kontroli podatkowych. Warto też pamiętać, że współczesny system kontroli skarbowych oparty jest na nowoczesnych narzędziach cyfrowych – nieprawidłowości są więc wykrywane coraz szybciej i skuteczniej.
Jakie kasy fiskalne w Krakowie wybrać?
Wybór odpowiedniej kasy fiskalnej to istotny krok dla każdego przedsiębiorcy, szczególnie w dużym mieście takim jak Kraków, gdzie konkurencja na rynku jest duża, a wymagania klientów rosną. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na indywidualne potrzeby firmy – czy prowadzimy punkt sprzedaży stacjonarnej, działalność mobilną, czy może sklep internetowy z odbiorem osobistym. Każdy z tych przypadków może wymagać nieco innego rozwiązania.
W Krakowie dostępne są zarówno tradycyjne kasy stacjonarne, jak i lekkie, mobilne modele, które świetnie sprawdzają się np. w usługach fryzjerskich, kosmetycznych czy gastronomii na wynos. Coraz większą popularnością cieszą się urządzenia online, które przesyłają dane o sprzedaży bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas. Takie modele są już wymogiem prawnym dla wielu branż i zapewniają większe bezpieczeństwo oraz wygodę w rozliczeniach z urzędem skarbowym.
Przed zakupem warto skorzystać z lokalnych firm oferujących nie tylko sprzedaż kas fiskalnych, ale także pełne wsparcie serwisowe, szkolenia z obsługi oraz pomoc przy fiskalizacji urządzenia. Na rynku krakowskim działają wyspecjalizowane firmy, które indywidualnie doradzają i dopasowują sprzęt do potrzeb przedsiębiorcy – przykładem takiego partnera jest https://kasydlaciebie.pl/. Korzystając z ich doświadczenia i szerokiej oferty, można mieć pewność, że wybieramy model dostosowany do profilu naszej działalności, a także uzyskujemy fachowe wsparcie na każdym etapie wdrożenia kasy fiskalnej.
Artykuł sponsorowany
