Od września 2023 roku w Polsce obowiązują przepisy umożliwiające wystawianie paragonów fiskalnych w formie elektronicznej. Choć e-paragony pojawiały się już wcześniej, dopiero teraz zyskały pełnoprawny status dokumentu sprzedażowego. Nowelizacja prawa zmieniła sposób, w jaki sprzedawcy mogą dokumentować transakcje, a konsumenci – przechowywać dowody zakupu.
Od kiedy obowiązuje nowe prawo dotyczące e-paragonów?
Nowe przepisy wprowadzające możliwość wystawiania paragonów elektronicznych weszły w życie 15 września 2023 roku. Zmiana ta została ujęta w nowelizacji ustawy o VAT w ramach tzw. pakietu SLIM VAT 3. Oznacza to, że od tego dnia sprzedawcy mogą, za zgodą klienta, wystawiać paragony w formie cyfrowej, które mają taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki.
Jednocześnie należy podkreślić, że e-paragon nie jest obowiązkowy dla wszystkich – jego wystawienie wymaga uprzedniej zgody nabywcy. To oznacza, że klient może wybrać, czy chce otrzymać dokument w formie tradycyjnej czy elektronicznej. W praktyce oznacza to większą elastyczność zarówno dla sprzedawców, jak i kupujących.
Co to jest e-paragon i jak działa?
E-paragon to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego paragonu fiskalnego. Wystawia się go za pomocą kasy fiskalnej online lub wirtualnej, która musi być połączona z Internetem. Dokument ten jest następnie przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), co zapewnia jego zgodność z przepisami oraz potwierdza jego fiskalizację.
Ważnym aspektem jest to, że taki dokument trafia do nabywcy w sposób uzgodniony wcześniej – najczęściej poprzez e-mail, SMS lub aplikację mobilną. W odróżnieniu od tzw. „paragonów online” znanych z aplikacji sieci handlowych, pełnoprawny e-paragon nie wymaga wydruku, co stanowi jego główną przewagę nad wersją papierową.
E-paragon jest pełnoprawnym dowodem zakupu, zapłaty i wykonania usługi – bez potrzeby drukowania dokumentu papierowego.
Kto może wystawiać e-paragony?
Możliwość wystawienia e-paragonu posiadają wszyscy przedsiębiorcy, niezależnie od branży, skali działalności czy formy prawnej prowadzenia biznesu. Przepisy nie wprowadzają żadnych ograniczeń w tym zakresie, co oznacza, że z tej opcji mogą korzystać zarówno duże sieci handlowe, jak i małe jednoosobowe firmy.
Co więcej, z e-paragonów coraz częściej korzystają także podmioty zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. W takich przypadkach wystawienie e-paragonu może być bardziej opłacalne niż wystawianie faktury, szczególnie gdy dotyczy sprzedaży detalicznej na rzecz osób fizycznych.
Jakie warunki muszą być spełnione, by wystawić e-paragon?
Aby wystawić e-paragon, sprzedawca musi spełnić dwa podstawowe warunki:
- posiadać kasę online lub wirtualną z dostępem do Internetu,
- uzyskać zgodę nabywcy na otrzymanie paragonu w formie elektronicznej.
Zgoda klienta może być wyrażona na kilka sposobów, które różnią się w zależności od kanału sprzedaży:
- poprzez akceptację regulaminu sprzedaży uwzględniającego wystawianie e-paragonów,
- w momencie zakupu, przez wybór opcji „e-paragon” na kasie fiskalnej,
- poprzez formularz dostępny na stronie internetowej lub w aplikacji mobilnej.
Czy e-paragon zawiera te same dane co papierowy?
Tak, e-paragon musi zawierać dokładnie te same informacje, co jego papierowy odpowiednik. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów obejmują one między innymi:
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz adres punktu sprzedaży,
- numer NIP sprzedawcy,
- datę, godzinę i minutę sprzedaży,
- nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową, ilość i wartość sprzedaży,
- łączną wartość sprzedaży brutto i podatek VAT,
- oznaczenie „PARAGON FISKALNY”,
- logo fiskalne, numer unikatowy, numer kasy i kasjera,
- NIP nabywcy – jeśli został zgłoszony.
W jaki sposób nabywca otrzymuje e-paragon?
Nabywca może otrzymać e-paragon w formie uzgodnionej wcześniej ze sprzedawcą. Do wyboru są trzy główne formy przekazu:
- wiadomość SMS z linkiem do pobrania dokumentu,
- wiadomość e-mail z załącznikiem lub linkiem,
- zapis w aplikacji mobilnej (np. e-Paragony lub dedykowana aplikacja sklepu).
Od września 2023 roku możliwe jest również korzystanie z platformy HUB Paragonowy oraz aplikacji mobilnej e-Paragony 2.0 przygotowanej przez Ministerstwo Finansów. Aplikacja pozwala nie tylko na odbiór paragonów, ale i ich archiwizację oraz analizę wydatków.
Jakie korzyści daje e-paragon?
Wprowadzenie e-paragonów niesie za sobą liczne korzyści – zarówno dla nabywców, jak i dla sprzedawców. Dla konsumenta oznacza to wygodę, bezpieczeństwo i nowoczesny sposób przechowywania paragonów. Dla przedsiębiorcy – oszczędności i automatyzację procesów.
Zalety dla nabywcy
Dla klientów e-paragon to sposób na łatwiejsze zarządzanie finansami domowymi. Najważniejsze zalety to:
- możliwość przechowywania dokumentów w aplikacji lub chmurze,
- łatwy dostęp do historii zakupów,
- brak ryzyka zgubienia lub wyblaknięcia dokumentu,
- wygoda przy reklamacjach i zwrotach,
- oszczędność miejsca i papieru.
Zalety dla sprzedawcy
Firmy, które zdecydują się na wdrożenie e-paragonów, zyskują realne oszczędności oraz możliwość automatyzacji procesów księgowych. Wśród korzyści można wymienić:
- brak kosztów związanych z papierem i drukiem,
- skrócenie czasu obsługi klienta,
- łatwiejsze raportowanie i kontrola księgowa,
- nowoczesny wizerunek firmy,
- zwiększone bezpieczeństwo i brak konieczności fizycznego przechowywania dokumentów.
Jak długo przechowywać e-paragony?
W przypadku tradycyjnych paragonów fiskalnych, przedsiębiorca ma obowiązek ich przechowywania przez 5 lat. Jednak w przypadku e-paragonów wystawianych za pośrednictwem kas online lub wirtualnych, paragony są automatycznie przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas, co zwalnia sprzedawcę z obowiązku ich fizycznego archiwizowania.
Z punktu widzenia konsumenta, e-paragon można przechowywać w aplikacji mobilnej lub zapisać na urządzeniu. Aplikacja e-Paragony pozwala na archiwizację dokumentów także w chmurze, co zapewnia większe bezpieczeństwo danych oraz dostępność z dowolnego urządzenia.
Jakie urządzenia umożliwiają wystawienie e-paragonu?
Od września 2021 roku paragony elektroniczne można wystawiać za pomocą kas fiskalnych online, które spełniają określone wymagania techniczne. Od czerwca 2020 roku wprowadzono także możliwość korzystania z kas wirtualnych, czyli oprogramowania spełniającego funkcję kasy rejestrującej.
Jak sprawdzić, czy kasa wspiera e-paragony?
Nie wszystkie urządzenia fiskalne dostępne na rynku wspierają funkcję e-paragonów. Aby mieć pewność, że dana kasa fiskalna pozwala na wystawienie dokumentów w formie elektronicznej, należy sprawdzić, czy:
- posiada homologację zgodną z nowymi przepisami,
- obsługuje protokoły komunikacyjne wymagane przez HUB Paragonowy,
- jest zintegrowana z aplikacją e-Paragony lub innym systemem sprzedażowym.
Producenci kas fiskalnych systematycznie aktualizują swoje urządzenia, by spełniały te wymagania. Warto jednak przed zakupem zweryfikować, czy wybrane rozwiązanie umożliwia wystawianie e-paragonów zgodnie z obowiązującym prawem.
Jak wystawić e-paragon w praktyce?
Wystawienie e-paragonu w praktyce nie różni się znacznie od tradycyjnego procesu sprzedaży. Kluczowe jest posiadanie odpowiedniego sprzętu oraz uzyskanie zgody klienta. Następnie sprzedawca:
- rejestruje sprzedaż na kasie fiskalnej online lub wirtualnej,
- wpisuje dane klienta (jeśli wymagane),
- fiskalizuje sprzedaż,
- przesyła e-paragon na adres e-mail, SMS lub do aplikacji klienta.
W przypadku integracji z systemami księgowymi (np. enova365, wFirma.pl) proces ten może zostać zautomatyzowany, co znacząco ułatwia obsługę sprzedaży i archiwizację dokumentów.
Od 15 września 2023 roku każdy sprzedawca, który posiada kasę online lub wirtualną, może wystawić e-paragon po uzyskaniu zgody klienta.
Co warto zapamietać?:
- Nowe przepisy dotyczące e-paragonów obowiązują od 15 września 2023 roku, wprowadzając pełnoprawny status dla paragonów elektronicznych.
- E-paragony mogą być wystawiane przez wszystkich przedsiębiorców, którzy posiadają kasę fiskalną online lub wirtualną oraz uzyskają zgodę nabywcy.
- E-paragon zawiera te same dane co tradycyjny paragon, w tym imię i nazwisko sprzedawcy, datę sprzedaży, nazwę towaru oraz wartość sprzedaży.
- Nabywcy mogą otrzymać e-paragon poprzez e-mail, SMS lub aplikację mobilną, co zwiększa wygodę i bezpieczeństwo przechowywania dokumentów.
- E-paragony są automatycznie przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas, co zwalnia sprzedawców z obowiązku ich fizycznego archiwizowania.
