E-paragony, czyli elektroniczne wersje tradycyjnych paragonów fiskalnych, zyskują na popularności w Polsce. Dzięki nim możliwe jest zarządzanie wydatkami w sposób nowoczesny i ekologiczny. Warto zrozumieć, jakie są ich zalety oraz jak i kiedy można je wystawiać.
Jakie są zalety e-paragonów?
E-paragony oferują szereg korzyści zarówno dla sprzedawców, jak i nabywców. Dzięki ich zastosowaniu można znacząco obniżyć koszty operacyjne oraz przyczynić się do ochrony środowiska. Ponadto, pozwalają one na łatwiejszą archiwizację i kontrolę dokumentów księgowych.
Oto kilka kluczowych zalet e-paragonów dla nabywcy:
- Oszczędność czasu i papieru – brak konieczności drukowania paragonów,
- Łatwość dostępu – możliwość przechowywania i przeglądania e-paragonów w dowolnym momencie,
- Bezpieczeństwo – minimalizacja ryzyka zgubienia dokumentu,
- Wygoda przy zwrotach i reklamacjach – brak konieczności posiadania wydruku.
Z kolei dla sprzedawców e-paragony oznaczają:
- Oszczędność na materiałach eksploatacyjnych,
- Skrócenie czasu obsługi klienta,
- Automatyczna archiwizacja dokumentów,
- Nowoczesny wizerunek firmy.
Jakie są wymogi prawne dotyczące e-paragonów?
Wprowadzenie e-paragonów w Polsce zostało uregulowane prawnie. Od 15 września 2023 roku, dzięki nowelizacji ustawy o VAT, sprzedawcy mogą wystawiać e-paragony za zgodą nabywcy. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu kas fiskalnych online oraz aplikacji mobilnych, takich jak e-Paragony.
Podstawą prawną dla e-paragonów jest pakiet SLIM VAT 3, który umożliwia wystawianie takich dokumentów w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, sprzedawcy muszą uzyskać zgodę nabywcy na wystawienie e-paragonu, co może odbywać się poprzez:
- Akceptację regulaminu sprzedaży,
- Wybór opcji „e-paragon” podczas zakupu,
- Wypełnienie formularza zgody w aplikacji mobilnej lub na stronie internetowej.
Jak wystawić e-paragon?
Wystawienie e-paragonu wymaga kilku kroków. Przede wszystkim sprzedawca musi posiadać kasę fiskalną online lub wirtualną, która jest podłączona do internetu. Następnie należy uzyskać zgodę nabywcy, co pozwala na przesłanie e-paragonu w formie elektronicznej.
Proces wystawiania
Sprzedawca wystawia e-paragon poprzez kasę fiskalną, która przesyła go do Centralnego Repozytorium Kas. Paragon może być następnie przesłany do nabywcy za pomocą:
- SMS,
- E-maila,
- Aplikacji mobilnej.
Taki proces gwarantuje, że e-paragon zachowuje swoją ważność prawną i jest uznawany przez organy podatkowe.
Co musi zawierać e-paragon?
E-paragon musi zawierać wszystkie informacje, które znajdują się na tradycyjnym paragonie papierowym. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, są to m.in.:
- Imię i nazwisko lub nazwa podatnika,
- Adres punktu sprzedaży,
- NIP podatnika,
- Data i godzina sprzedaży,
- Nazwa towaru lub usługi,
- Cena jednostkowa i wartość sumaryczna sprzedaży,
- Łączna wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku.
Dzięki temu e-paragon jest pełnoprawnym dowodem zakupu, takim samym jak jego papierowy odpowiednik.
Integracja kas fiskalnych z e-paragonami
Wiele firm decyduje się na integrację swoich kas fiskalnych z systemami e-paragonów. Dzięki temu możliwe jest bardziej efektywne zarządzanie dokumentacją sprzedażową oraz redukcja kosztów związanych z eksploatacją urządzeń. Warto pamiętać, że tylko niektóre modele kas fiskalnych są kompatybilne z platformami do wystawiania e-paragonów.
Integracja kas fiskalnych z aplikacjami e-paragonowymi pozwala na automatyzację procesów księgowych i ułatwia raportowanie sprzedaży.
Przedsiębiorcy, którzy chcą korzystać z e-paragonów, powinni upewnić się, że ich urządzenia fiskalne są dostosowane do nowych wymogów technicznych i posiadają odpowiednią homologację.
Co warto zapamietać?:
- E-paragony to elektroniczne wersje tradycyjnych paragonów, które oferują oszczędność czasu i papieru.
- Wprowadzenie e-paragonów w Polsce regulowane jest od 15 września 2023 roku, a sprzedawcy muszą uzyskać zgodę nabywcy na ich wystawienie.
- Wystawienie e-paragonu wymaga kasy fiskalnej online oraz przesłania dokumentu do Centralnego Repozytorium Kas.
- E-paragon musi zawierać wszystkie istotne informacje, takie jak NIP podatnika, data sprzedaży oraz łączna wartość brutto.
- Integracja kas fiskalnych z systemami e-paragonów umożliwia automatyzację procesów księgowych i efektywne zarządzanie dokumentacją sprzedażową.
