Paragon z NIP-em od 2020 roku zyskał nowe znaczenie, wywołując liczne pytania wśród przedsiębiorców. Czy taki dokument może zastąpić fakturę VAT? Czy daje prawo do odliczenia podatku? W artykule rozwiewamy najczęstsze wątpliwości na temat paragonów z NIP-em i ich traktowania na gruncie podatku VAT.
Czy paragon z NIP-em to faktura?
Od 1 stycznia 2020 r. polskie przepisy wprowadziły istotne zmiany w zakresie dokumentowania sprzedaży na rzecz przedsiębiorców. Zgodnie z ustawą o VAT, paragon fiskalny zawierający NIP nabywcy i opiewający na kwotę nieprzekraczającą 450 zł brutto (lub 100 euro), jest uznawany za fakturę uproszczoną. Oznacza to, że taki dokument może w pełni zastąpić tradycyjną fakturę VAT.
Warunkiem uznania paragonu za fakturę uproszczoną jest spełnienie kilku wymogów formalnych. Najważniejszym z nich jest umieszczenie numeru NIP nabywcy jeszcze przed zakończeniem transakcji. Jeśli ten warunek nie zostanie spełniony, sprzedawca nie może wystawić faktury VAT do paragonu, a paragon taki traktowany jest jako dokument sprzedaży dla konsumenta.
Jakie dane musi zawierać paragon, by był uznany za fakturę uproszczoną?
Aby paragon do kwoty 450 zł został potraktowany jako faktura uproszczona, musi zawierać określone informacje:
- numer dokumentu i data jego wystawienia,
- dane sprzedawcy, w tym jego NIP,
- numer NIP nabywcy,
- nazwa towaru lub usługi,
- kwota należności ogółem,
- stawka i kwota podatku VAT.
Jeśli chociaż jeden z tych elementów jest pominięty, paragon nie może pełnić funkcji faktury.
Czy można wystawić fakturę do paragonu z NIP-em?
Nie, jeśli paragon zawiera NIP nabywcy i nie przekracza kwoty 450 zł, nie można wystawić do niego dodatkowej faktury VAT. Wynika to z przepisów, które zabraniają dokumentowania jednej sprzedaży dwoma fakturami. Sprzedawca musi odmówić wystawienia faktury na żądanie kupującego, jeśli transakcja została już udokumentowana paragonem z NIP-em.
Paragon z NIP-em do 450 zł jest równoznaczny z fakturą VAT i nie można na jego podstawie żądać wystawienia kolejnej faktury.
Jak odliczyć VAT z paragonu z NIP-em?
Jednym z głównych powodów, dla których przedsiębiorcy chcą otrzymać fakturę, jest możliwość odliczenia podatku VAT. Ustawodawca umożliwia to również na podstawie paragonów z NIP, o ile spełniają określone warunki.
Paragon z NIP-em do kwoty 450 zł, spełniający wymogi faktury uproszczonej, daje pełne prawo do odliczenia VAT. W praktyce oznacza to, że taki dokument można ująć w rejestrze VAT sprzedaży i zakupu, a także uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów.
Przykład zastosowania
Pan Michał kupił materiały biurowe do swojej firmy za kwotę 369 zł brutto. Sprzedawca wystawił paragon z NIP-em zawierający wszystkie wymagane dane. Pan Michał może na jego podstawie odliczyć 69 zł VAT, co jest wyliczane według wzoru: 369 zł x 23/123.
Paragon powyżej 450 zł – co z odliczeniem VAT?
W przypadku transakcji powyżej 450 zł brutto, paragon z NIP-em już nie stanowi faktury uproszczonej. Oznacza to, że nabywca musi uzyskać od sprzedawcy pełną fakturę VAT, aby móc odliczyć VAT. Jeśli takiej faktury nie otrzyma, nie ma prawa do odliczenia podatku.
W interpretacji podatkowej z 2022 r. potwierdzono, że paragon z NIP-em na kwotę powyżej 450 zł bez wystawionej faktury VAT nie daje prawa do odliczenia podatku. Taka sprzedaż traktowana jest jako detaliczna.
Jakie są konsekwencje braku NIP-u na paragonie?
Jeśli przedsiębiorca nie poda NIP-u przed wystawieniem paragonu, transakcja zostaje potraktowana jako sprzedaż dla konsumenta. W takiej sytuacji nie można wystawić faktury VAT z NIP-em nabywcy. Przedsiębiorca może co prawda otrzymać fakturę, ale bez numeru NIP, przez co nie będzie mógł odliczyć VAT.
Brak numeru NIP na paragonie może mieć również poważniejsze skutki. Wystawienie faktury do takiego dokumentu może skutkować sankcjami ze strony organów podatkowych, w tym koniecznością zapłaty VAT z obu dokumentów na podstawie art. 108 ustawy o VAT.
Jak uniknąć błędów z NIP?
W przypadku pomyłki w numerze NIP na paragonie do 450 zł, możliwe jest wystawienie noty korygującej przez nabywcę lub faktury korygującej przez sprzedawcę. Nie można jednak dodać brakującego NIP-u do paragonu, który go nie zawiera ani zamienić numeru na inny.
Jak ewidencjonować paragony z NIP-em?
Sprzedaż udokumentowana paragonem z NIP-em również musi być odpowiednio rozliczona w rejestrach VAT. Po wprowadzeniu JPK_VAT przyjęto zasadę, że faktura uproszczona powinna być zaksięgowana w ewidencji VAT, jak każda inna faktura.
W przypadku paragonów z NIP-em do 450 zł nie trzeba ich ujmować osobno. Mogą być ewidencjonowane zbiorczo na podstawie raportów fiskalnych:
- Nie trzeba wpisywać każdego dokumentu oddzielnie,
- Wystarczy ewidencja zbiorcza z kasy fiskalnej,
- Dla korekt należy wprowadzić osobne zapisy w ewidencji VAT.
Paragon z NIP a PKPiR – co z kosztami?
Choć faktura uproszczona daje prawo do odliczenia VAT, nie zawsze może być użyta jako dowód księgowy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR). Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, tylko niektóre kategorie kosztów mogą być dokumentowane paragonem, np. materiały biurowe czy środki czystości.
W przypadku innych wydatków, przedsiębiorca powinien zadbać o uzyskanie pełnej faktury, nawet jeśli kwota nie przekracza 450 zł. Tylko wtedy może mieć pewność, że wydatek zostanie prawidłowo ujęty w ewidencji księgowej.
Jakie będą zmiany w 2026 i 2027 roku?
W związku z planowanym wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), faktury uproszczone w formie paragonów z NIP-em będą mogły być wystawiane tylko do 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. każda faktura, także uproszczona, będzie musiała być wystawiona w formie e-faktury poprzez KSeF.
W okresie przejściowym, tj. od 1 lutego 2026 r. do 31 lipca 2026 r., dopuszczalne będzie wystawianie faktur uproszczonych w formie papierowej lub elektronicznej, jednak bez konieczności ich przesyłania do KSeF.
Od 2027 roku nie będzie już możliwe traktowanie paragonu z NIP-em jako faktury uproszczonej – wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w systemie KSeF.
Jakie są zalety paragonu z NIP-em?
Choć przepisy bywają zawiłe, stosowanie paragonów z NIP-em niesie ze sobą określone korzyści. Przede wszystkim, upraszcza proces zakupu i rozliczeń, szczególnie w przypadku drobnych transakcji. Pozwala na szybkie dokumentowanie wydatków bez konieczności oczekiwania na wystawienie pełnej faktury.
Do najważniejszych zalet paragonów z NIP-em należą:
- możliwość odliczenia VAT przy transakcjach do 450 zł,
- brak konieczności proszenia o fakturę,
- przyspieszenie obsługi klienta,
- zmniejszenie obciążenia administracyjnego.
Jak postępować przy zakupach powyżej 450 zł?
Dla transakcji przekraczających 450 zł brutto, nawet jeśli paragon zawiera numer NIP, nie jest on uznawany za fakturę. W takiej sytuacji, nabywca musi zadbać o to, by sprzedawca wystawił mu pełną fakturę VAT. Brak uzyskania takiego dokumentu skutkuje brakiem możliwości odliczenia podatku VAT.
W praktyce, aby uniknąć niedogodności, nabywca powinien poinformować sprzedawcę już na etapie zakupu, że potrzebuje faktury VAT. Tylko wtedy sprzedawca może odpowiednio zarejestrować transakcję i wystawić właściwy dokument.
Znajomość przepisów dotyczących paragonów z NIP-em i faktur uproszczonych jest niezbędna dla każdego przedsiębiorcy, który chce prawidłowo rozliczać swoje wydatki i unikać kłopotów z fiskusem.
Co warto zapamietać?:
- Paragon z NIP-em do 450 zł brutto uznawany jest za fakturę uproszczoną, co pozwala na odliczenie VAT.
- Aby paragon był uznany za fakturę uproszczoną, musi zawierać m.in. NIP nabywcy, dane sprzedawcy oraz kwotę należności.
- Nie można wystawić faktury VAT do paragonu z NIP-em, jeśli jego wartość nie przekracza 450 zł.
- Paragon z NIP-em powyżej 450 zł nie daje prawa do odliczenia VAT; konieczne jest uzyskanie pełnej faktury VAT.
- Od 2027 roku paragon z NIP-em nie będzie mógł być traktowany jako faktura uproszczona; wszystkie faktury muszą być wystawiane w systemie KSeF.
