Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że paragon to jedynie prosty wydruk potwierdzający zakup. Jednak dla wielu przedsiębiorców stanowi on coś więcej – dokument księgowy, który może pełnić funkcję faktury. Właśnie dlatego tak często pojawia się pytanie: gdzie jest numer faktury na paragonie? Odpowiedź nie jest intuicyjna, ale jej zrozumienie jest niezbędne dla prawidłowego rozliczenia podatkowego i księgowego.
Co to jest faktura uproszczona?
Faktura uproszczona to forma dokumentu sprzedaży, którą można wystawić zamiast pełnej faktury VAT, jeśli łączna kwota należności brutto nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Takie rozwiązanie wprowadzono, aby uprościć obrót gospodarczy w sytuacjach, gdy pełna identyfikacja nabywcy nie jest konieczna.
W praktyce oznacza to, że paragon z numerem NIP nabywcy może być traktowany jak faktura uproszczona, pod warunkiem spełnienia kilku wymogów formalnych. Nie każdy paragon z NIP spełnia te kryteria, dlatego tak ważne jest ich rozróżnienie.
Do najważniejszych danych, które musi zawierać paragon uznawany za fakturę uproszczoną, należą:
- numer NIP nabywcy,
- numer jednoznacznie identyfikujący dokument (czyli numer paragonu fiskalnego),
- kwota brutto nieprzekraczająca 450 zł (lub 100 euro),
- data dokonania transakcji,
- nazwa towaru lub usługi.
Dzięki tym informacjom możliwe jest traktowanie takiego paragonu jako pełnoprawnego dowodu księgowego w ewidencji VAT oraz KPiR.
Gdzie znajduje się numer faktury na paragonie?
To pytanie budzi sporo wątpliwości, zwłaszcza wśród osób nieobeznanych z funkcjonowaniem kas fiskalnych. Wbrew pozorom, numer faktury uproszczonej nie jest opisany na paragonie jako „numer faktury”. Co więcej, paragon zawiera kilka różnych numerów, co może wprowadzać zamieszanie.
Numer paragonu fiskalnego
To właśnie kolejny numer paragonu fiskalnego jest uznawany za numer faktury uproszczonej. Znajduje się on zazwyczaj bezpośrednio po pozycji „SUMA PLN” i oznaczeniu waluty. W wielu przypadkach jest to ciąg cyfr poprzedzony skrótem „nr sys.”, „nr transakcji” lub po prostu „nr paragonu”.
Ważne, aby nie mylić go z numerem wydruku, który z kolei najczęściej pojawia się w prawym górnym rogu paragonu, obok daty. Ten numer pełni wyłącznie funkcję techniczną i nie ma znaczenia księgowego.
Numerem faktury uproszczonej na paragonie jest zawsze kolejny numer paragonu fiskalnego, nie numer wydruku.
Numer wydruku – na co uważać?
Wielu użytkowników zakłada błędnie, że numer w prawym górnym rogu jest numerem faktury. Tymczasem to jedynie numer kolejnego wydruku, który służy kasjerowi do porządkowania dokumentów i nie ma znaczenia podatkowego. W praktyce nie powinien być w ogóle brany pod uwagę przy księgowaniu dokumentu.
Różnice między kasami fiskalnymi
W zależności od producenta kasy fiskalnej, układ informacji na paragonie może się różnić. W popularnych sieciach handlowych, takich jak Kaufland, numer fiskalny pojawia się często kilka linijek poniżej pozycji „SUMA PLN”. Może być oznaczony jako „nr sys.” lub „nr transakcji”.
Jeśli pojawia się wątpliwość, zawsze warto zapytać sprzedawcę lub operatora kasy, który z numerów jest numerem fiskalnym. W wielu przypadkach jest to również numer wykorzystywany w raportach dobowych.
Kiedy paragon może być traktowany jako faktura?
Nie każdy paragon z NIP nabywcy może być traktowany jako faktura uproszczona. Zgodnie z przepisami, muszą zostać spełnione trzy podstawowe warunki:
- paragon musi zawierać numer NIP nabywcy,
- łączna kwota brutto nie może przekraczać 450 zł (lub 100 euro),
- musi zawierać kolejny numer paragonu fiskalnego.
Jeśli którakolwiek z tych przesłanek nie zostanie spełniona, kupujący ma prawo zażądać wystawienia pełnej faktury VAT. W takim przypadku numer faktury nie będzie tożsamy z numerem paragonu – sprzedawca nadaje go zgodnie z własną numeracją serii.
Jak zaksięgować paragon z NIP?
Jeśli paragon spełnia warunki faktury uproszczonej, można go bez przeszkód ująć w ewidencji księgowej. W przypadku podatników VAT będzie to zarówno rejestr VAT zakupów, jak i KPiR. Kluczowe jest prawidłowe wskazanie numeru faktury, którym – jak już wspomniano – jest numer paragonu fiskalnego.
W trakcie księgowania należy ująć następujące dane:
- datę wystawienia paragonu,
- nazwę sprzedawcy lub kontrahenta,
- wartość netto i kwotę VAT,
- numer paragonu fiskalnego jako numer faktury.
W systemach księgowych, takich jak SzybkaFaktura.pl czy wFirma.pl, możliwe jest zautomatyzowanie tego procesu. Wystarczy zeskanować paragon, a system sam rozpozna najważniejsze dane i uzupełni pola w ewidencji.
Przykład z życia firmy
Załóżmy, że przedsiębiorca kupił toner do drukarki za 320 zł brutto i podał swój NIP. Sprzedawca wydał paragon, na którym widnieje numer „nr sys. 04-12-987654”. Ten numer, znajdujący się pod pozycją „SUMA PLN”, jest numerem fiskalnym i zostaje wykazany w rejestrze VAT jako numer faktury. Dokument ten trafia do KPiR jako koszt uzyskania przychodu.
Inny przypadek dotyczy zakupu paliwa za 600 zł. Choć paragon zawiera NIP nabywcy, nie może być uznany za fakturę uproszczoną – z uwagi na przekroczenie limitu kwotowego. W takiej sytuacji konieczne jest wystawienie pełnej faktury VAT przez sprzedawcę.
Numer paragonu – jak nie popełnić błędu?
Błędy przy identyfikacji numeru paragonu mogą prowadzić do nieprawidłowości w rozliczeniach. Najczęstsze pomyłki to:
- uznanie numeru wydruku za numer faktury,
- brak sprawdzenia, czy paragon zawiera NIP nabywcy,
- przyjęcie paragonu o wartości powyżej 450 zł jako faktury uproszczonej.
Aby uniknąć tych problemów, warto sprawdzić, czy na paragonie widnieje numer NIP oraz zlokalizować kolejny numer paragonu fiskalnego, zazwyczaj znajdujący się poniżej sumy brutto. W razie niepewności najlepiej skontaktować się z wystawcą dokumentu.
Brak odrębnego oznaczenia „faktura” na paragonie nie oznacza, że nie można go traktować jako faktury uproszczonej – decydują dane na nim zawarte.
Czy zmiany w KSeF wpłyną na paragony z NIP?
Tak, w najbliższych latach planowane są zmiany w zakresie dokumentowania sprzedaży. Od 1 lutego 2026 r. dla podatników z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, obowiązywać będzie Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Do końca 2026 roku paragon z NIP do 450 zł nadal będzie uznawany za fakturę uproszczoną wystawioną poza KSeF. Po tym terminie faktury, także uproszczone, będą musiały być wystawiane wyłącznie elektronicznie w ramach KSeF.
Warto już teraz przyzwyczaić się do prawidłowego identyfikowania numeru dokumentu, ponieważ numer KSeF będzie jedynie identyfikatorem systemowym, natomiast numer faktury nadal nadaje wystawca dokumentu.
Podsumowanie informacji na paragonie – co warto zapamiętać?
Na zakończenie warto uporządkować, co powinien zawierać paragon, który ma pełnić funkcję faktury uproszczonej:
- NIP nabywcy – konieczny dla rozliczenia podatkowego,
- kolejny numer paragonu fiskalnego – to on jest numerem faktury,
- wartość brutto do 450 zł – limit wymagany przez przepisy,
- właściwe oznaczenia techniczne (waluta, numer kasy, data),
- czytelność i trwałość wydruku – ważne z punktu widzenia archiwizacji dokumentów.
Znajomość tych zasad pozwala uniknąć błędów przy rozliczeniach i zapewnia zgodność z obowiązującym prawem podatkowym. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą z powodzeniem korzystać z uproszczonych form dokumentowania zakupów, oszczędzając czas i upraszczając procesy księgowe.
Co warto zapamietać?:
- Faktura uproszczona to dokument sprzedaży do 450 zł (lub 100 euro) z NIP nabywcy.
- Paragon z NIP nabywcy może być traktowany jako faktura uproszczona, jeśli zawiera: NIP, numer paragonu, kwotę brutto do 450 zł, datę transakcji i nazwę towaru/usługi.
- Numer faktury uproszczonej to kolejny numer paragonu fiskalnego, a nie numer wydruku.
- Przy księgowaniu paragonu należy uwzględnić datę, nazwę sprzedawcy, wartość netto, kwotę VAT oraz numer paragonu jako numer faktury.
- Od 2026 roku paragon z NIP do 450 zł będzie musiał być wystawiany elektronicznie w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
